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Reglamento para el pago y declaración de las décima tercera, décima cuarta remuneraciones, participación de utilidades y consignaciones

Acuerdo 0046: Expídase el Reglamento para el pago y declaración de las décima tercera, décima cuarta remuneraciones, participación de utilidades y consignaciones Publicado en Suplemento del Registro Oficial No. 913, 15 de Marzo de 2013 MINISTRO DE RELACIONES LABORALES “REGLAMENTO PARA EL PAGO Y DECLARACIÓN DE LAS DECIMATERCERA, DECIMACUARTA REMUNERACIONES, PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES Y CONSIGNACIONES”. TÍTULO PRIMERO DE LA DECIMATERCERA Y DECIMACUARTA REMUNERACIONES Art. 1.- Para el registro, declaración y legalización del Informe Empresarial de la Decimatercera y Decimacuarta Remuneración se seguirá el siguiente procedimiento: a. El Usuario pagará el valor de la Especie Valorada en el banco autorizado y con el comprobante que emita esta institución retirará el Informe de la remuneración adicional en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales. b. En la página WEB: www.relacioneslaborales.gob.ec de esta Cartera de Estado, ingresando al vinculo “Registro 13°, 14° y Utilidades e Ingreso del Sistema de Salarios en Línea”, el usuario procederá a ingresar al sistema utilizando su Registro Único de Contribuyentes R.U.C. (persona jurídica o persona natural), y el número de formulario de la especie valorada que será la contraseña. En caso de servicio doméstico se ingresará con el número de cédula de ciudadanía del patrono y el Sistema emitirá el número de formulario correspondiente. c. Una vez que el usuario ingrese la información de los trabajadores que solicita el sistema, se generará el reporte correspondiente a la Decimatercera o Decimacuarta Remuneración con el respectivo valor que el empleador debe pagar a cada uno de sus trabajadores. Imprimirá dicho reporte que deberá hacer firmar a los trabajadores que recibieron el pago, y lo presentará en el Ministerio para su legalización. d. Para la legalización de los informes empresariales de la Decimatercera o Decimacuarta Remuneración, el empleador deberá presentar en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales: La Especie Valorada debidamente llena por el usuario, la impresión generada de la página WEB con la información de todos los trabajadores, y los documentos habilitantes según el caso: i. Para persona Jurídica: copia simple del nombramiento, Registro Único de Contribuyentes y cédula de ciudadanía del representante legal y papeleta de votación ii. Para personas Naturales: copia simple del Registro Único de Contribuyentes, cédula de ciudadanía y papeleta de votación. iii. Para Instituciones de Carácter Social: copia simple de Registro de Directiva, cédula de ciudadanía y papeleta de votación del representante legal. iv. En el caso de Empresas de Servicios Complementarios copias simples del registro único de contribuyentes, del nombramiento, de la cédula de ciudadanía y certificado de votación del representante legal, y del permiso vigente de funcionamiento otorgado por el Ministerio de Relaciones Laborales. v. En el caso de trabajadores con contrato de jornada parcial permanente, anexar una copia simple del mismo debidamente inscrito en el Ministerio de Relaciones Laborales. e. El cronograma de legalización se realizará de acuerdo al Noveno Dígito del Registro Único de Contribuyentes -RUC-, el mismo que será publicado anualmente por el Ministerio de Relaciones Laborales en su página WEB. f. Posterior al último día del calendario de legalización en relación al noveno dígito, los usuarios que se presenten en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales para legalizar sus documentos estarán sujetos a una multa establecida acorde al Artículo 628 y 629 del Código del Trabajo. Art. 2.- El período de cálculo de conformidad al Código del Trabajo se establecerá de la siguiente manera: para la Región Costa y Región Insular desde el 1 de marzo hasta el último día del mes de febrero del siguiente año; y, para la Región Sierra y Oriente desde el 1 de agosto hasta el 31 de julio del siguiente año. Art. 3.- El pago de la decimacuarta remuneración para la región Costa e Insular deberá realizarse hasta el 15 de marzo, y para la región Sierra y Oriente hasta el 15 de agosto de cada año. Art 4.- El pago de la decimatercera remuneración a nivel nacional deberá realizarse hasta el 24 de diciembre de cada año; y su periodo de cálculo comprende desde el 1 de diciembre del año anterior hasta el 30 de noviembre del año que se efectúa el pago señalado. TÍTULO SEGUNDO DE LA PARTICIPACIÓN DE LAS UTILIDADES Art. 5.- Para el registro, declaración y legalización del Informe Empresarial sobre participación de utilidades se seguirá el siguiente procedimiento: a. El Usuario pagará el valor de la Especie Valorada en el banco autorizado y con el comprobante que emita esta institución retirará el Informe sobre participación de utilidades en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales. b. En la página WEB: www.relacioneslaborales.gob.ec de esta Cartera de Estado, ingresando al vinculo “Registro 13°, 14° y Utilidades e Ingreso del Sistema de Salarios en Línea”, el usuario procederá a ingresar al sistema utilizando su Registro Único de Contribuyentes R.U.C. (persona jurídica o persona natural), y el número de formulario de la especie valorada. c. Una vez que el usuario ingrese la información de los trabajadores que solicita el sistema, se generará el reporte correspondiente a la Participación de Utilidades a Trabajadores con el respectivo valor que el empleador debe pagar a cada uno de sus trabajadores. Imprimirá dicho reporte que deberá hacer firmar a los trabajadores que recibieron el pago, y lo presentará en el Ministerio para su legalización. d. Para la legalización de los informes empresariales de Participación de Utilidades a Trabajadores, el empleador deberá presentar en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales: La Especie Valorada debidamente llena por el usuario, la impresión generada de la página WEB con la información de todos los trabajadores, copia simple del formulario de pago de impuesto a la renta registrado en el Servicio de Rentas Internas y los documentos habilitantes según el caso: i. Para persona Jurídica: copia simple del nombramiento, Registro Único de Contribuyentes y cédula de ciudadanía del representante legal y papeleta de votación ii. Para personas Naturales: copia simple del Registro Único de Contribuyentes, cédula de ciudadanía y papeleta de votación. iii. Para Instituciones de Carácter Social: copia simple de Registro de Directiva, cédula de ciudadanía y papeleta de votación del representante legal. iv. En el caso de Empresas de Servicios Complementarios anexar el permiso vigente de funcionamiento otorgado por el Ministerio de Relaciones Laborales v. En el caso de trabajadores con contrato parcial permanente, anexar una copia simple del mismo debidamente inscrito en el Ministerio de Relaciones Laborales. e. El cronograma de legalización se realizará de acuerdo al Noveno Dígito del documento de identificación del Empleador, el mismo que será publicado anualmente por el Ministerio de Relaciones en su página WEB. f. Posterior al último día del calendario de legalización en relación al noveno dígito, los usuarios que se presenten en las dependencias del Ministerio de Relaciones Laborales para legalizar sus documentos estarán sujetos a una multa establecida acorde al Artículo 628 y 629 del Código del Trabajo. Para dicho efecto se tomará en consideración a las personas naturales y jurídicas que hayan generado utilidades según el Servicio de Rentas Internas. Art. 6.- Para el caso de los trabajadores vinculados a la actividad minera, el pago de las utilidades se hará en base al Art. 67 de la Ley de Minería que indica que recibirán el 3% del porcentaje de utilidades y el 12% restante será pagado al Estado; para el caso de los trabajadores de la pequeña minería será el 10% del porcentaje de utilidades y el 5% restante será pagado al Estado. En el caso de los trabajadores vinculados a la actividad hidrocarburífera, se procederá de acuerdo al Art. 94 de la Ley de Hidrocarburos, que indica que recibirán el 3% del porcentaje de utilidades y el 12% restante será pagado al Estado, Art. 57 del Reglamento de la Ley antes señalada y el Acuerdo Ministerial No. 00080 del 5 de Abril del 2011 suscrito por el Ministro de Relaciones Laborales, Richard Espinosa Guzmán, B.A. Para el caso de los trabajadores de servicios complementarios, se considerará el Art. 9 del Reglamento al Mandato No. 8. Art. 7.- Si la empresa o persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad) y no tuviesen utilidades, las mismas están obligadas a declarar el informe empresarial sobre participación de utilidades para su respectivo registro y legalización, anexando la declaración del impuesto a la renta. Art. 8.- Si la empresa o persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad) con RUC activo a la fecha de presentación y no tuviese trabajadores, la misma está obligada a declarar el informe sobre participación de utilidades para su respectivo registro y legalización, anexando la declaración del Impuesto a la Renta, nombramiento del Representante Legal, certificación del IESS de no poseer trabajadores en el año fiscal. Art. 9.- En el caso de sobresueldos o gratificaciones los empleadores deberán presentar los respectivos roles de pago con firma del trabajador. Utilidad que percibe el trabajador por cargas = 5% de utilidades a trabajadores x Factor A del trabajador Factor B Art. 12.- En caso de trabajar en la misma empresa los cónyuges o convivientes en unión de hecho legalmente reconocida, éstos deberán ser considerados de manera individual para el pago de participación de utilidades. Art. 13.- Dará derecho a recibir el porcentaje de participación de utilidades, las cargas del trabajador que sean procreadas o existan como tales durante el período fiscal hasta el 31 de diciembre de cada año, de igual forma no generarán derecho aquellas cargas que pierdan la calidad determinada en el Código de Trabajo en el período fiscal antes señalado. Art. 14.- Cuando no existieren cargas de ningún trabajador, el 5% de participación de utilidades será repartido entre todos sus trabajadores de manera equitativa considerando la proporcionalidad de tiempo trabajado. CAPÍTULO III DEL REPARTO DE UTILIDADES COMO UNA SOLA EMPRESA Art. 15.- El Ministro de Relaciones Laborales conocerá sobre la petición de ser considerada como una sola empresa para el reparto de utilidades, quien dispondrá el estudio correspondiente a la Dirección de Análisis Salarial, unidad que emitirá el informe pertinente. Posteriormente se pondrá en consideración el expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica para análisis de la documentación legal. Con estos informes, de creerlo pertinente, el Ministro de Relaciones Laborales emitirá el Acuerdo Ministerial respectivo. Una vez obtenida la autorización; y, para la legalización del Informe Empresarial sobre Participación de Utilidades se anexará una copia simple del referido documento. Art. 16.- Las empresas que deseen efectuar el trámite referido en el Art. 103 del Código del Trabajo deberán hacer su solicitud dentro del año fiscal correspondiente al que aplicará el reparto de utilidades como una sola empresa, y tendrán que adjuntar la siguiente documentación: a. Petición de reparto de utilidades como una sola empresa dirigido al señor Ministro de Relaciones Laborales, conforme lo prescrito en el Art. 103 del Código de Trabajo, la cual deberá estar suscrita por el representante legal de las empresas peticionarias; b. Copia certificada de la escritura de constitución de la empresa; c. Copia certificada del nombramiento del representante legal; d. Copia certificada del Registro Único de Contribuyentes; y, e. Copia certificada de los documentos personales de los representantes legales: cédula de ciudadanía y certificado de votación de la última elección. En el caso de persona extranjera copia certificada del pasaporte. f. Balance General de año anterior al ejercicio económico que se va a realizar la unificación de participación de utilidades. g. Registro magnético de facturación de las empresas del año referido en el literal f., que solicitan la unificación. h. Copia del impuesto a la renta del año referido en el literal f. i. Planillas del IESS del mes de diciembre del año anterior a la solicitud y del mes anterior al pedido de reparto de utilidades como una sola empresa. j. De no presentarse la documentación completa en un plazo de 10 días la solicitud será negada y archivada. k. Nomina actualizada de socios y accionistas de las empresas. l. Copia de los contratos comerciales de las empresas peticionarias. Art. 17.- El Acuerdo Ministerial autorizando el reparto de utilidades como una sola empresa se mantendrá en vigencia, a menos que las empresas participantes soliciten su modificación o la extinción dicho acuerdo. Art. 18.- Para el reparto de utilidades considerada como una sola empresa, aquella que haga cabeza del grupo será la responsable del procedimiento y la presentación de la documentación ante el Ministerio de Relaciones Laborales, sin embargo, para efecto de multas será aplicada a la o las empresas que paguen las utilidades en el grupo. CAPÍTULO IV DE LA PARTICIPACIÓN EN UTILIDADES DE LAS EMPRESAS DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS Art. 19.- Las empresas usuarias contratantes y las contratistas anexarán junto al Informe Sobre Participación de Utilidades la declaración del pago al Impuesto a la Renta para el registro del Ministerio de Relaciones Laborales, de acuerdo a lo determinado en el Mandato Constituyente No. 8 y su reglamento. Art. 20.- Los trabajadores que percibirán el valor por participación de utilidades serán los que se encuentran determinados en la segunda disposición general del Reglamento del Mandato Constituyente No. 8; estos son vigilancia, seguridad, alimentación, mensajería y limpieza. Art. 21.- Las empresas de actividades complementarias deberán enviar al representante de la empresa usuaria, la nómina de los trabajadores que prestaron sus servicios en el año económico que tendrán derecho a la participación de utilidades con las correspondientes cargas familiares hasta el 31 de marzo de cada año. TÍTULO TERCERO DE LAS CONSIGNACIONES Art. 22.- El Ministerio de Relaciones Laborales y sus diferentes dependencias, solo recibirán consignaciones en los casos previstos en el Código del Trabajo. Para la consignación el Inspector deberá emitir la providencia correspondiente estableciendo el monto de liquidación en caso de terminación de la relación laboral, el cual no podrá ser menor al determinado por el Sistema de Actas de Finiquito; y, depósito de participación de utilidades. DISPOSICIONES GENERALES PRIMERA.- Para el cálculo de participación de utilidades, decimatercera y decimacuarta remuneraciones, se considerará el periodo de 360 días, de igual manera la jornada laboral mensual equivalente a 240 horas. SEGUNDA.- Para la legalización de los informes empresariales de la Decimotercera, Decimocuarta Remuneración y Participación de Utilidades se observará lo siguiente: 1. La información general de la Empresa constante en los Informes Empresariales que deberá contener el formulario íntegramente lleno, sin enmendadura alguna y con la información completa. 2. Nómina con la distinción clara de la ocupación, esto es sin categorizaciones genéricas (obrero, trabajador, empleado, etc.). 3. De haberse procedido el pago mediante acreditación en las cuentas de ahorro o corrientes a órdenes de los trabajadores, se deberá presentar la constancia de la transferencia bancaria realizada a las cuentas respectivas, el total de los valores depositados y los nombres de los trabajadores beneficiarios. 4. El representante legal deberá firmar al final del reporte de los trabajadores, declarando la veracidad de la información entregada. TERCERA.- Para los casos de la decimatercera y decimacuarta remuneraciones, en los que los empleadores no pudieron pagar a sus trabajadores, éstos deberán presentar una declaración juramentada anexada al informe empresarial respectivo, indicando que dichos valores quedarán en su poder y será de exclusiva responsabilidad el respectivo pago. CUARTA.- El cálculo para el pago de decimatercera, decimacuarta remuneración y participación de utilidades de los trabajadores bajo la modalidad de contrato a jornada parcial permanente, se lo hará conforme al Acuerdo Ministerial No. 00037 de 16 febrero de 2011. QUINTA.- Las personas naturales o jurídicas, cuyas actividades se desarrollan en diferentes provincias del país podrán presentar los informes empresariales sobre participación de utilidades a trabajadores, en el lugar donde se encuentre determinada su matriz. Mientras que los informes empresariales de decimatercera y decimacuarta remuneración podrán presentarse en cualquier delegación del Ministerio de Relaciones Laborales en función de las sucursales que tenga la empresa. SEXTA.- En caso de trabajadores que tengan retenciones judiciales sobre los pagos de decimatercera y decimacuarta remuneración y participación de utilidades a trabajadores, el empleador deberá justificar la retención de dichos valores. SÉPTIMA.- El empleador deberá actualizar y presentar la información sobre el representante legal y el apoderado general de la empresa; personas que por no ser considerados trabajadores, no tendrán derecho a participar de las utilidades de la empresa. Respecto del pago de la decimatercera y decimacuarta remuneraciones, la empresa podrá pagar a los representantes legales y apoderados generales de así considerarlo, de conformidad al Art. 308 del Código del Trabajo. OCTAVA.- Las empresas e Instituciones de carácter público deberán cumplir con lo establecido en el presente reglamento en lo referente al pago de la Decimatercera y Decimacuarta Remuneraciones, con sus trabajadores que hayan sido calificados como obreros por el Ministerio de Relaciones Laborales y están sujetos al Código del Trabajo. NOVENA.- Para el registro, declaración y legalización de la Decimatercera y Decimacuarta Remuneraciones de patronos de servicio doméstico se seguirá el siguiente procedimiento: a. En la página web: www.relacioneslaborales.gob.ec de esta Cartera de Estado, ingresando al vinculo “Registro 13°, 14° y Utilidades e Ingreso del Sistema de Salarios en Línea”, el usuario procederá a ingresar al sistema utilizado el número de cédula de ciudadanía. b. Una vez que el usuario ingrese la información del trabajador o trabajadores del servicio doméstico que solicita el sistema, se generará el reporte correspondiente a la Decimatercera y Decimacuarta remuneración según lo declarado con el respectivo valor que el empleador debe pagar a cada uno de sus trabajadores. Imprimirá dicho reporte que deberá hacer firmar a los trabajadores que recibieron el pago. No será necesaria la presentación de dicha documentación en el Ministerio de Relaciones Laborales. DISPOSICIÓN TRANSITORIA DISPOSICIÓN FINAL.- Déjese sin efecto el Acuerdo Ministerial No. 00363 de diciembre de 2011, publicado en el Registro Oficial No. 603 del 23 de diciembre del 2011 y Acuerdo Ministerial No. 0015 de 26 de enero de 2012, publicado en el Registro Oficial 643 de 17 de febrero de 2012. De la ejecución, aplicación y control del presente Acuerdo Ministerial, que entrará en vigencia sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial, encárguese a las Direcciones Regionales de Trabajo de cada Jurisdicción y a la Dirección de Análisis Salarial en lo que les corresponda. COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.- Dado en Quito Distrito Metropolitano, a 07 de marzo de 2013. f.) Dr. José Francisco Vacas Dávila, Ministro de Relaciones Laborales

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